BELAJAR BERSAMA
MEMBENAHI MANAJEMEN/ADMINISTRASI PENDIDIKAN[1]
Konsep Dasar Administrasi Pendidikan
Dalam kehidupan
sehari-hari, seringkali terdengar ungkapan-ungkapan ”berapa biaya
administrasinya”?, ”Sekolah A ini meskipun sudah lama berdiri, tetapi tetap
saja tidak bermutu, karena administrasi kurang baik”, dan lain sebagainya.
Dari pernyataan di atas, menunjukkan bahwa administrasi
erat hubungannya dengan ”biaya/keuangan”, ”pencatatan’, ”pengelolaan”,
”pengaturan’, ”pengurusan”, atau mirip maksudnya dengan ”manajemen”.
Dalam dunia pendidikan para ahli banyak yang menyamakan
antara ”administrasi pendidikan” dengan ”manajemen pendidikan’, dengan alasan
bahwa tidak ada seorangpun dari administrator yang tidak terlibat dan tidak
melakukan perencanaan, pengorganisasian, pemimpinan, dan pengawasan organisasi
(sehingga disebut ”administrator”) tidak memerankan dirinya sebagai ”manajer”.
Sebaliknya, tidak ada seorang ”manajer” yang tidak memerankan dirinya sebagai
”administrator’ dan melakukan kegiatan administrasi, untuk itu seorang manajer
juga adalah seorang administrator, dan seorang administrator juga adalah
seorang manajer.
Untuk itu istilah administrasi mengandung arti yang luas dan sempit sesuai dengan penggunaan dan
pekerjaannya. Istilah administrasi dalam bahasa
Belanda (administratie) mengandung pengertian yang sempit, yaitu
pekerjaan yang berhubungan dengan ketatausahaan (surat-menyurat) atau
pekerjaan tulis menulis (clerical work).
Sedangkan dalam arti luas bermakna pengelolaan
atau manajemen, sehingga sering didefenisikan sebagai seni (art) dan ilmu (science) mengelola
(memanaj) segala
sumber daya 7M + 1I (man, money, material, machines,
methods, marketing, and minutes) + information, untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Mengelola di sini meliputi
perencanaan, pengorganisasian, pemimpinan atau pengarahan, dan pengendalian.
(Husaini Usman, 2006: 2)
Untuk itu, banyak para pakar pendidikan yang memberikan beragam pengertian
administrasi pendidikan kaitannya dengan istilah di atas. Namun demikian, pada
tanggal 16 dan 17 Februari 1979 para pakar administrasi pendidikan Indonesia
telah menyelenggarakan Diskusi Administrasi Pendidikan yang pertama di
Yogyakarta, kemudian merumuskan bahwa administrasi pendidikan adalah semua
usaha untuk mendayagunakan secara tepat guna (efisien) dan berhasil guna
(efektif) segala sumber material dan personal yang tersedia untuk mencapai
tujuan pendidikan.
Hartati
Sukirman, et.al. (2003: 14-33) yang
menyamakan arti administrasi dengan manajemen mengatakan bahwa ruang lingkup
administrasi pendidikan itu bisa dilihat dari tiga sudut pandang, yaitu dari
urutan kegiatan, pelaksana, dan objek garapan atau komponen-komponennya. Ruang lingkup
administrasi pendidikan di sekolah ditinjau dari urutan kegiatan berangkat dari
asumsi bahwa dalam definisi administrasi pendidikan di sekolah tekandung makna
adanya “rangkaian kegiatan” dari proses awal hingga terakhir. Rangkaian
kegiatan tersebut tidak lain adalah fungsi manajemen.
Dalam administrasi pendidikan di
sekolah, kegiatan administrasi sekolah yang tidak lain adalah penerapan
fungsi-fungsi manajemen itu merupakan serangkaian kegiatan mulai dari
merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengkoordinasikan, dan mengawasi
terhadap objek garapan atau komponen-komponen yang ada di dalam sekolah.
Komponen-komponen itu meliputi; 1) administrasi siswa, 2) administrasi personel
sekolah (guru dan karyawan), 3) administrasi kurikulum, 4) administrasi sarana
dan prasarana/fasilitas pendidikan, 5) administrasi keuangan, 6) administrasi
humas, dan 7) administrasi ketatalaksanaan pendidikan.
Persamaan dan
Perbedaan Administrasi dengan Manajemen
Dalam
bahasa Inggris, kata administration dan management digunakan
dalam konteks dengan beberapa variasi pengertian, yaitu mempunyai kandungan
makna to control yang artinya mengatur dan mengurus (Husaini Usman,
2006: 4). Bahkan pada awalnya, kata administration banyak digunakan
untuk organisasi sosial, sedangkan kata management banyak digunakan
untuk organisasi komersial/bisnis, seperti industri dan perusahaan.
Istilah management
baru populer setelah dipublikasikannya karya ilmiah Taylor yang berjudul Shop
Management pada tahun 1903 dan Principles and Methods of Scientific
Management pada tahun 1911. Sejak itulah, Amerika dan Inggris dalam
organisasi komersialnya banyak menggunakan istilah management dari pada administration.
Sampai
sekarang belum terdapat persamaan istilah persesuaian paham mengenai isi bidang
administrasi dengan bidang manajemen. Di Amerika Serikat, sebagai
negara yang memperkenalkan ilmu administrasi dengan pesat, penggunaan istilah
administrasi dengan manajemen masih sering dikacaukan (Hutabarat, 1984: 18).
Sebagai contoh, buku Fayol yang berjudul ”Administration Industrielle et
Generale” diterjemahkan ke dalam bahasa Inggris menjadi ”General and
Industrial Management” oleh Courbrough, Geneva, 1929.
Sebagian
ahli berpendapat bahwa ”administrasi” sama artinya dengan ”manajemen”.
Misalnya, Sutisna (1987) menyatakan bahwa dalam pemakaiannya secara umum
administrasi diartikan sama dengan manajemen, dan administrator sama dengan
manajer. Namun sebagian, ahli lainnya menyatakan bahwa di bidang pendidikan,
pemerintahan, rumah sakit dan kemiliteran orang pada umumnya memakai istilah ”administrasi”
dan ”administrator”. Sedangkan di bidang industri dan perusahaan digunakan
istilah ”manajemen” dan ”manajer”.
Bidang-bidang
selain bidang pendidikan lebih senang menggunakan istilah ”manajemen” sebagai
pengganti istilah ”administrasi”. Karena kedua istilah tersebut dianggap
sinonim (Suharsimi Arikunto, 1983: 33). Tetapi, akhir-akhir ini ada
kecendrungan dalam dunia pendidikan untuk menerima istilah ”manajemen” sebagai
pelengkap bukan sebagai pengganti. Misalnya, dalam dunia pendidikan di Indonesia
sejak tahun 2001 setelah diterapkannya desentralisasi pendidikan yang diikuti
otonomi sekolah, reorientasi pengelolaan pendidikan banyak menggunakan istilah
”manajemen” seperti Manajemen Berbasis Sekolah (MBS), Manajemen Mutu Terpadu
Pendidikan (MMTP), Total Quality
Management (TQM), dan lain sebagainya
Atmosudirdjo
(1980) tidak melihat perbedaan manajemen dan administrasi secara terminologi. Berangkat
dari pendapat terdahulu, ia mengemukakan bahwa penggunaan administrasi lebih
banyak dijumpai di Eropa seperi Italia, Spanyol, Prancis, Jerman, Belgia, dan
Belanda, sehingga mereka menyebut administrasi adalah induknya, manajemen
adalah anaknya, dan organisasi adalah cucunya. Kemudian disingkat menjadi AMO
(Administrasi, Manajemen, dan Organisasi). Di Inggris dan bekas jajahannya,
serta Amerika Serikat lebih banyak menggunakan terminologi manajemen dengan
menganggap administrasi adalah bagian dari manajemen dan organisasi adalah
bagian dari administrasi, disingkat MAO. Sedangkan Lembaga Administrasi Negara
RI, menggunakan Administrasi terlebih dahulu, kemudian Organisasi, baru
Manejemen. Disingkat AOM.
Ketiga
pendapat di atas cukup memberikan gambaran tentang perbedaan luas dan sempitnya
uraian tugas sekaligus cakupan kerja antara administrasi dan manejemen. Di mana
ketiganya secara gamblang dapat digambarkan sebagai berikut:
Eropa Inggris & AS Indonesia
A
M A
M A O
O O M
Keterangan:
A : Administrasi M :
Manajemen
O : Organisasi L :
Leading/Leader
Berdasarkan
pada ketiga pandangan di atas tentang penggunaaan istilah administrasi dan
manajemen, tampak sekali bahwa antara satu pendapat dengan pendapat yang lain
memiliki pandangan yang berbeda tentang luasnya tugas dan uraian kerja antara
administrasi dan manajemen, sehingga penulis lebih cendrung mengatakan bahwa
antara administrasi dan manajemen mengandung pengertian yang sama dan memiliki uraian
tugas yang sama pula. Termasuk dalam dunia administrasi/manajemen pendidikan.
Perbedaannya barangkali hanya terletak dalam penggunaan istilah saja.
Uraian Tugas dan Fungsi-Fungsi Administrasi
Administrasi
merupakan suatu rangkaian kegiatan yang meliputi keseluruhan upaya dan tugas
sekaligus pekerjaan yang secara sadar dilakukan ke arah tercapainya tujuan. Untuk
itu, seluruh tugas yang terdapat dalam administrasi adalah kegiatan-kegiatan
dalam rangka meramalkan (forecasting), memperkirakan tujuan dan
merencanakan (planning), merumuskan kebijakan (policy making),
mengambil keputusan (decisions making), menyusun perlengkapan dan
membagi pekerjaan (organizing), mengatur orang-orang yang turut dalam
kerja sama (staffing), memberi perintah, keputusan, ketentuan dan
pedoman kerja (commanding), mengarahkan pelaksanaan agar selaras dengan
tujuan (coordinating), memperbaiki, mengawasi dan menyempurnakan segala
kesulitan dan masalah yang timbul demi perbaikan (controlling) dan
sebagainya. Dari beberapa uraian di atas, maka tugas administrasi dapat
dikelompokkan menjadi dua golongan, yaitu; tugas-tugas penggerak (fungsi-fungsi
organik), dan tugas-tugas pendukung (fungsi-fungsi pelengkap).
Para ahli
memberikan pendapat yang beragam mengenai fungsi-fungsi administrasi atau
manajemen. Namun pada intinya terdapat beberapa bagian yang mengandung
kesamaan. Berikut digambarkan dengan jelas perbedaan pendapat para pakar
tentang fungsi-fungsi administrasi/manajemen:
Tabel
1
Pendapat Beberapa
Tokoh Mengenai
FUNGSI-FUNGSI
ADMINISTRASI/MANAJEMEN
Fayol
|
Gullick
|
Terry
|
Dale
|
Koonts & O’donnel
|
Newman
|
Stoner
|
Planning
|
Planning
|
Planning
|
Planning
|
Planning
|
Planning
|
Planning
|
Organizing
|
Organizing
|
Organizing
|
Organizing
|
Organizing
|
Organizing
|
Organizing
|
Commanding
Coordinating
|
Staffing
Directing
Coordinating
|
Actuating
|
Staffing
Directing
Innovating
Representing
|
Staffing
Directing
|
Assembling of Resources, Directing
|
Leading
|
Controlling.
|
Reporting
Budgeting
|
Controlling
|
Controlling
|
Controlling
|
Controlling
|
Controlling
|
Sumber:
(Tani
Handoko, 1986; 22, Benyamin Liputo, 1988: 16-17, dan Nanang Fattah, 1996: 13).
Ruang Lingkup Kerja dan Tugas Administrasi Pendidikan;
Ruang
lingkup pekerjaan administrasi pendidikan merupakan sebuah medan substansi
garapan manajemen sebagai proses dan tugas administrasi hubungannya dengan
pengelolaan pendidikan, sehingga segala fungsi dan aspek manajemen pendidikan
juga merupakan bagian dari aspek administrasi pendidikan.
Oleh
karenanya, menurut Oemar Hamalik (1991: 29-33) dimensi penerapan konsep-konsep
administrasi atau manajemen dalam pendidikan menjadi fokus perhatian dalam
ruang lingkup administrasi pendidikan. Menurutnya, ruang lingkup administrasi
pendidikan meliputi; perencanaan pendidikan, pengorganisasian pendidikan,
pengawasan, dan penilaian pendidikan, serta sistem informasi pendidikan.
Lebih
jelasnya, Husaini Usman menggambarkan ruang lingkup administrasi/manajemen
pendidikan sebagai proses kegiatan pngelolaan pendidikan atau yang dikenal
sebagai ruang lingkup tugas administrasi sekolah seperti pada tabel berikut:
Tabel 2
Ruang Lingkup Pekerjaan dan Tugas
Administrasi Pendidikan (Sekolah)
BIDANG
TUGAS
|
Peserta
Didik
(Kesiswaan)
|
Guru
dan Tenaga Kependidikan
|
Kurikulum
|
Keuangan
|
Sarana-
Prasarana
|
Humas
|
Layanan
Khusus
|
Perencanaan
|
√
|
√
|
√
|
√
|
√
|
√
|
√
|
Pengorgani-sian
|
√
|
√
|
√
|
√
|
√
|
√
|
√
|
Pengarahan/
Pemimpinan
|
√
|
√
|
√
|
√
|
√
|
√
|
√
|
Pengawasan/
Pengendalian
|
√
|
√
|
√
|
√
|
√
|
√
|
√
|
Rangkaian kegiatan tersebut tidak lain
adalah fungsi manajemen, yang mencakup perencanaan, pengorganisasian,
pemimpinan (penggerakan, pengerahan, motivasi, pengambilan keputusan), dan
pengawasan yang semuanya difungsikan untuk mengelola atau mengatur semua
komponen-komponen yang ada dalam organisasi pendidikan.
Oleh karena itu, seringkali
disampaikan dengan tegas oleh para pakar bahwa administrasi pendidikan
merupakan upaya mobilisasi segala sumber daya pendidikan (7m + 1i) secara
efisien dan efektif untuk mencapai tujuan pendidikan, sehingga inti dari
administrasi pendidikan lebih memusatkan diri pada subtansi-subtansi
yang terkait dengan proses pengelolaan pendidikan yaitu administrasi peserta
didik (kesiswaan), tenaga pendidik dan tenaga kependidikan (personel sekolah),
kurikulum, keuangan, sarana dan prasarana, hubungan sekolah dengan masyarakat
(humas), dan administrasi layanan-layanan khusus.
Untuk itu, uraian mengenai bidang
garapan dan ruang lingkup kerja administrasi pendidikan dalam konteks
administrasi secara mikro (administrasi sekolah) dapat diuraikan sebagai
berikut:
- Administrasi Kesiswaan; di dalamnya mencakup kegiatan pencatatan siswa mulai dari penerimaan siswa baru hingga siswa selesai (tamat sekolah) yang mencakup: a) catatan-catatan untuk seluruh sekolah meliputi; buku induk, buku klapper, dan peraturan/tata tertib; b) catatan untuk masing-masing kelas meliputi; buku kelas, penempatan siswa, daftar hadir siswa, buku prestasi siswa di kelas, buku catatan BP, catatan daftar nilai dan buku legger, serta buku raport dan buku mutasi;
- Administrasi Kurikulum; di dalamnya mencakup kegiatan perencanaan kurikulum sekolah, mulai dari penyusunan kalender pendidikan, penyusunan jadwal pelajaran, pembagian tugas mengajar, penyusunan petunjuk praktek materi pelajaran, petunjuk praktek kerja nyata, hingga administrasi kurikulum pendidikan yang harus dilengkapi oleh guru kaitannya dengan proses belajar mengajar, meilputi; penyusunan program pengajaran, program tahunan (prota), program semester (prosem), penyusunan silabus, penyusunan RPP, penyusunan strategi, metode pembelajaran, penggunaan media pembelajaran, hingga penentuan penilaian dan evaluasi kurikulum;
- Administrasi Personel (Pendidik dan Tenaga Kependidikan); di dalamnya terdapat kegiatan; recruitment, placement, job analysis, job specification, development dan pebinaan, dan supervisi dan evaluasi;
- Administrasi Sarana-Prasarana; di dalamnya terdapat kegiatan; perencanaan, pengadaan, pengaturan dan pendistribusian, penggunaan, penyingkiran, dan perawatan;
- Administrasi Keuangan/Pembiyaan Pendidikan; di dalamnya mencakup kegiatan; budgeting (penyusunan anggaran), accounting (pembukuan), auditing (pemeriksaan), dan pertanggungjawaban keuangan;
- Administrasi Tata Laksana/TU Sekolah; di dalamnya terdapat kegiatan; penerimaan data-data sekolah, pencatatan, pengolahan, perencanaan, penggandaan, pengarsipan, dan pengiriman data-data atau dokumen-dokumen penting sekolah;
- Administrasi Organisasi Pendidikan; di dalamnya mencakup; penyusunan struktur lembaga dan tipe organisasi, pembagian tugas dan wewenang kerja, pembagian kekuasaan, kesatuan komando (perintah), pola komunikasi dan koordinasi, sistem pengambilan keputusan, dan tanggung jawab;
- Administrasi Hubungan Masyarakat (Humas); di dalamnya mencakup kegiatan; humas internal dan humas eksternal. Humas internal meliputi; pengelolaan hubungan dan pola komunikasi antara Kep-Sek dengan guru, siswa, dan pegawai, hubungan antara guru dengan siswa dan guru-guru yang lain serta TU, dan hubungan antara murid dengan guru, dan pegawai sekolah. Humas eksternal, meliputi; hubungan sekolah dengan masyarakat, dinas pendidikan, komite dan dewan pendidikan serta pengawas sekolah, mitra sekolah, serta bubungannya dengan sekolah-sekolah yang lain;
- Administrasi Layanan Khusus; di dalamnya meliputi kegiatan pengelolaan pendidikan yang berkaitan dengan layanan pendidikan khusus yang menunjang terhadap peningkatan mutu pendidikan, kualitas pembelajaran dan pelayanan pendidikan seperti penyediaan perpustakaan, kantin sekolah, Usaha Kesehatan Sekolah (UKS), tempat parkir, kamar mandi dan wc sekolah, taman sekolah dan lain semacamnya.
Penutup
Demikian sekedar pengantar tentang
administrasi pendidikan, selanjutnya marilah kita belajar dan praktek
bersama-sama membenahi administrasi sekolah kita demi memperjuangkan masa depan
generasi bangsa. Mudah-mudahan bermanfaat, Amin!
-=(o2nk)=-
REFERENSI:
Benyamin Liputo. (1988). Pengantar manajemen.
Jakarta: Depdikbud-Direktorat Jenderal Perguruan Tinggi.
Depag RI. (2000). Pedoman Pengembangan Administrasi
dan Supervisi Pendidikan. Jakarta: Dirjem Bimbaga Islam Depag RI
Hani Handoko, T,. (1986). Manajemen. (edisi
kedua). Yogyakarta: BPFE-Yogyakarta.
Hariati Sukirman, et. al., (2003). Administrasi dan
supervisi pendidikan. Yogyakarta: FIP UNY
Husaini Usman. (2006). Manajemen: teori, praktik, dan
riset pendidikan. Jakarta: PT Bumi
Aksara.
Hutabarat, J.M. (1984). Ilmu
Administrasi. Yogyakarta: Penerbit Liberty
Nanang Fattah. (1996). Landasan manajemen pendidikan.
Cet. VII. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.
Oemar Hamalik. (1991). Perencanaan dan manajemen
pendidikan. Bandung: Penerbit Mandar Maju.
Stoner, James A.F,. (1996). Manajemen. (edisi
revisi) (Terjemahan Alfonsus Sirait) New
York: Prentice-Hall International Inc. (Buku asli diterbitkan tahun 1982).
Suharsimi Arikunto. (1993). Organisasi dan
Administrasi Pendidikan; Pendidikan Teknologi dan Kejuruan. Jakarta:
PT Raja Grafindo Persada.
Tani
Handoko, (1986). Manajemen. (edisi kedua). Yogyakarta:
BPFE-Yogyakarta
